Cara memindahkan data file Ms Outlook 2007

Seluruh data MS Outlook tersimpan di sebuah file dengan ekstensi .pst -singkatan dari Personal STore. Di file .pst (default-nya file ini bernama outlook.pst) inilah email, kalender, contact, catatan dan data lainnya tersimpan selama kita menggunakan MS Outlook. Jadi, kalau kita ingin membuat back up atau memindahkan isi Outlook maka kita harus menemukan file .pst itu dan menyimpannya di tempat yang baru.File .pst itu biasanya disimpan dalam folder yang tersembunyi (hidden). Oleh karena itu, langkah pertama yang harus kita lakukan adalah membuat file dan folder yang tersembunyi itu menjadi muncul. Berikut ini langkahnya:

1. Jalankan Windows Explorer
2. Untuk pengguna Windows Vista: Klik menu Organize, dan pilihlan Folder and Search Options. Untuk pengguna Windows XP: Klik menu Tools, dan pilihlah opi Folder Options
3. Di kotak Folder Options, pilihlah tab View
4. Di opsi Hidden files and folders, pilihlah Show hidden files and folders
5. Klik tombol Aplly dan OK.
6. Tutuplah kotak Folder Options. Selesai

Sekarang kita akan meng-copy file Outlook.pst dari komputer sumber ke media penyimpanan. Siapkanlah flash disk sebagai tempat penyimpanan back up. Selebihnya, berikut ini langkahnya:

1. Jalankan Microsoft Outlook
2. Klik menu File, dan pilih opsi Data File Management
3. Akan muncul kotak Outlook Data Files. Di deretan Data file, sorotlah Personal Folders dan klik tombol Open Folder
4. Akan muncul Windows Explorer yang langsung meruju ke folder tempat penyimpanan file. Copy-lah file Outlook.pst dengan cara menyorotnya dan lalu tekan tombol keyboard CTRL-C
5. Dengan Windows Explorer, bukalah flashdisk . Masukan (paste) file yang telah di-copy dengan cara menekan tombol keyboard CTRL-V.
6. Selesai. Data Outlook kita telah ter-back up.

Jika kita ingin memindahkan data Outlook itu ke laptop/komputer lain, maka pastikan bahwa di komputer/laptop baru itu sudah terinstal Microsoft Outlook. Sebaiknya jangan dulu mendownload email dari server sebelum proses pemindahan data selesai.

Tahap pertama yang harus kita lakukan adalah mengetahui lokasi folder penyimpanan file Outlook.pst di komputer/laptop baru tersebut. Berikut ini langkahnya:

1. Jalankan Microsoft Outlook
2. Klik menu File, dan pilih opsi Data File Management
3. Akan muncul kotak Outlook Data Files. Di deretan Data file, sorotlah Personal Folders dan klik tombol Open Folder
4. Akan muncul Windows Explorer yang langsung meruju ke folder tempat penyimpanan file. Perhatikanlah informasi mengenai path folder tersebut yang terlihat di address bar Windows Explorer. Misal, C:\Users\Nama pengguna\AppData\Local\Microsoft\Outlook . Catatlah path tersebut.
5. Tutup/matikanlah Outlook

Tahap berikutnya adalah memasukan data back up Outlook. Perhatian, file back up itu akan menimpa file Outlook.pst yang sedang dipakai di komputer/laptop baru sehingga jika data-datanya akan hilang digantikan oleh data dari file back up tersebut. Itulah sebabnya sebaiknya jangan dulu mendownload email dari server atau menambahkan data kalender, contact dan sebagainya sebelum proses pemindahan selesai.

Berikut ini langkah untuk memindahkan file backup:

1. Masukan flashdisk yang berisi file backup Outlook tadi
2. Sorotlah file outlook.pst di flashdisk, dan copy-lah dengan menekan tombol keyboard CTRL-C
3. Akseslah folder tempat file outlook baru yang telah anda catat tadi, dengan mengetikan langsung pathnya di address bar Windows Explorer. Misal C:\Users\Nama pengguna\AppData\Local\Microsoft\Outlook .
4. Sisipkanlah (paste) file backup dengan cara menekan tombol keyboard CTRL-V
5. Selesai

Kita sudah berhasil memindahkan data MS Outlook dari komputer lama ke laptop/komputer baru. Kita masih harus sedikit membenahi setting email account di Outloook sebab setting email-nya sudah tertimpa oleh data backup. Jika Setting email account sudah dibenahi, maka kita sudah siap memakai Outloook dengan data yang lengkap.